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Légalement obligatoire pour les entreprises, l’archivage consiste à recueillir et à conserver les documents importants en vue de les exploiter jusqu’à leur destruction. Ces documents peuvent en réalité servir de preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal. Si l’archivage peut être très bénéfique pour les entreprises, il présente également certains inconvénients.

Les avantages de l’archivage

L’archivage qu’il soit physique ou numérique permet d’avoir à sa disposition, et ceci, pendant la durée légale de conservation, les documents importants de l’entreprise. Ces derniers peuvent ainsi être présentés en cas de contrôle administratif ou d’un audit. Ils peuvent également servir de preuve devant le tribunal en cas de conflit.

En outre, si votre entreprise est sujette à un sinistre, l’archivage vous permet d’avoir en votre possession les documents nécessaires pour reprendre vos activités. Vous pouvez ainsi reprendre du poil de la bête avec beaucoup plus de facilité et dans les meilleures conditions. C’est justement pour cette raison que les documents doivent être stockés en lieu sûr.

Par ailleurs, l’archivage rend beaucoup plus simple l’exploitation des documents. Il permet ainsi de gagner du temps et d’économiser de l’espace dans le cas d’un archivage numérique.

Les inconvénients de l’archivage

Le risque de perte des données représente le principal inconvénient de l’archivage lorsqu’il est numérique. Le système informatique peut en effet faire l’objet d’une attaque de virus ou tout simplement subir une panne. S’il est possible de procéder à une récupération, cela peut toutefois se révéler assez onéreux. L’archivage physique d’un autre côté nécessite un espace de stockage. De plus, on peut à tout moment perdre les documents si un sinistre a lieu (incendie, inondation, etc.).

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